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使用Word2003编写质量体系文件模板全攻略

本文作者：端木（icetrob）

    能熟练使用Word2003文档保护功能的朋友就不用看了。
    国家对于行文格式，特别是政府公文有严格的规定，并制定了相应的国标，有兴趣的朋友可以查阅一下。
    一个单位的质量体系文件最好也能采用统一的格式，一方面行文规范，另一方面美观大方、便于查阅。
    格式主要从纸张、文字、边距几个方面来规范。公文对于纸张要严格要求，这里就不作要求了。
    我们主要从文字（字体、字号）、段落（行间距、首行缩进）、边距（装订线、页边距）、页眉和页脚来进行规范。
    如何实现质量体系文件规范化，这里需要利用Word2003的一个新功能。
    下面就来介绍怎样利用Word2003的新功能－文档保护来编写质量体系文件模板。特别提醒：文档保护是Word2003的新功能，Word2000不具备该功能。
    第一步，新建一个Word文件。
    第二步，设计您要编辑的文档的边距参数（装订线、页眉、页脚、页边距）。
    打开页面设置，我设的参数是上边距4.12cm，下边距2.5cm，左边距3cm，右边距3cm，装订线0，位置：左，设好后确定。如图：



[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:04 编辑 ]

    这种情况坚决不允许出现在我们的质量手册里，怎么办，把它取掉。使页眉处于可编辑状态，选中页眉下的段落标记，然后点击格式菜单，选择“底纹和边框”项，将边框和底纹该为无边框，如图：


[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:02 编辑 ]

    最后一步，要生成模板，点击另存，在保存类型里选择文档模板，Word会将模板自动存到c:\Documents and Settings\你的电脑的用户名\ApplicationDate\Microsoft\Templates目录下，使用参照我另外一个帖子（使用模板编写质量体系文件）不明白或者需要交流请跟贴。
我上传了一份刚做好的，大家可以用下看看。

[url=http://www.gfjl.org/forum.php?mod=attachment&aid=MjY2MTF8NzQyYTJhMzd8MTQ3MTQxNTYzOHwyMjkyMzd8MzU1Nzg%3D]质量体系文件模板.rar[/url]


    补充说明：
    有朋友提出能不能在一个文档中实现多个章节的编辑?
    答案是肯定的。也就是说可以在一个文档里放多个章节，每个章节都有独立的页码和页眉，这个是通过插入→分隔符→分页符类型中选择“下一页”，然后激活页眉页脚，在页眉页脚工具栏上有个按钮是“和前一节链接”，点击取消，然后就可以再次独立编辑页眉页脚了。
    如果需要的话，我可以上传具体操作过程的截图。当然这种做法也有弊端，要知道如果一个100页的word文档是要占很大内存的，超大的文档有的时候会导致内存不足，
    如果其中有图片的话那就更不得了。我倒是建议大家尽量控制文档的页数，一个文档最好不要超过50页。

[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:03 编辑 ]

    将格式设置限制打勾，并点击设置，选择我们之前编好的样式：“质量体系文件”，然后确定。将编辑限制打勾、例外项选每个人，然后启动强制保护输入密码即可。效果就是这样子，如图：


[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:03 编辑 ]

    再来看下，横线是不是没有了？如图：



[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:02 编辑 ]

    选择可供编辑区域，如图：


[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:03 编辑 ]

    基本完成了，下面就要用到大名鼎鼎的Word2003的新功能－文档保护了。
    在工具菜单里，选择“保护文档”。如图：


[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:02 编辑 ]

    第三步，设置文字参数（字体、字号）和段落参数（行间距、首行缩进）。我的设置是字号：四号，字体：仿宋_GB2312，行间距28，首行缩进2字符。如图：





[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:01 编辑 ]

    第四步，设置页眉、页脚。
我单位的质量手册页眉是表格，那么就先划一个表格然后粘贴到页眉处，如图，可能大家发现了，表格下面有一道很丑的横线，如图：



[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:02 编辑 ]

    设置好前三步之后，将其添加为样式，将样式命名为“质量体系文件”，如图：


[ 本帖最后由 yql 于 2008-6-12 19:01 编辑 ]