将纸质记录扫描拍照所形成的电子文档,如果就此认为仍然是原始记录,纸质记录可以不保存,还为时过早。这种电子文档如果没有形成数据库,如果没有进行只读化处理,如果没有形成网络化的权限受控,而只是一份单机版的电子文档,仍然不能认为这就是原始记录,因为现在的PS技术完全可以做到以假乱真,除非刻录成只读光盘。但这种方式无可操作性,因为没有办法和条件来时时刻刻进行此类转换,所形成的电子文档也没有办法来对历史记录进行多条件的组合模糊查询。一份纸质记录,如果不慎沾满了油污,重新誊抄一遍,经核验无误后,究竟后者还有没有效?是不是一定要认定后者是“二手货”,必须同时保留前者?我个人认为这种方式未免过于机械教条。
手工敲录形成的电子记录有两种,一种是没有如何权限控制,只是在单机上生成一份普通的Word文档或Excel文档。这类电子文档与誊抄一遍没什么区别,不能称之为电子记录,而只能说是纸质文档电子化,完全达不到受控的目的。第二种是网络化的流程管理,类似于OA系统。各节点和角色的权限是严格受控的。这种方式所形成的电子记录才能称之为真正的原始记录。OA系统的无纸化办公,权限受控或电子签名所形成的文件(非扫描件)有许多也同样源于纸质,也没听说过还要保留纸质文件。即使有纸质文件,也是从内网上导出(打印)的,数据源仍然在内网上,纸质文件倒是真正的“二手货”。 |